W jaki sposób nowoczesne oprogramowanie będzie się mogło przyczynić do zmniejszenia ilości segregatorów w wielu firmach.

W większości firm po dziś dzień można spotkać ogromne segregatory, w których są przechowywane wszystkie wystawione dokumenty. Jeżeli firma jest duża, to i samych dokumentów będzie sporo, niekiedy trzeba na nie przeznaczyć sporo cennej powierzchni.

księgowa

Autor: NATO E-3A Component
Źródło: http://www.flickr.com

Jednak w chwili obecnej można od tego odejść, bo w ostatnim czasie regulacje prawne zaczęły dopasowywać się do obecnych możliwości technicznych i ewidencja cyfrowa przy spełnieniu kilku warunków jest jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Oczywiście będzie również znacznie wygodniejsza, bo z archiwum firmowego bez problemów mogą zniknąć najróżniejsze pudła z raportami, rachunkami i fakturami. Co zrozumiałe przejście na archiwizację elektroniczną wiązać się będzie z wdrożeniem jakiegoś systemu i wykonaniu zmian w organizacji firmy. Będą z tym związane pewne koszty, ale zalety takiego rozwiązania są na tyle duże, że bardzo szybko poniesione nakłady się zwrócą, a firma będzie pracować efektywniej i wydajniej.

Obecnie większość nowoczesnego oprogramowania typu ERP pozwala na prowadzenie kompleksowej ewidencji dokumentów w cyfrowej postaci.

Jeżeli według Ciebie ten artykuł jest wciągający, to zobacz także pomocne źródło (https://www.azcolor.com.pl/), które ma interesujące informacje – one zapewne Cię zajmą.

faktury online

Autor: encuentroedublogs
Źródło: http://www.flickr.com

Jest więc możliwa pełna obsługa faktur w postaci elektronicznej, łącznie z wysyłaniem ich klientom przy pomocy poczty elektronicznej, i przesyłanie utworzonych deklaracji do odpowiednich urzędów. Dzięki temu, że wszystkie kopie dokumentów będą dostępne z poziomu programu, to nie będzie trzeba ich drukować w każdym przypadku i gromadzić w pudłach. Dla urzędu skarbowego wystarczy, jeżeli kopia takich wydruków zostanie zgrana na dysk lub płytę CD, a przy jakiejś kontroli szybko da się do tych danych sięgnąć. Wiele programów pozwala również na rejestrację i archiwizację wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia. Dzięki temu, że zostają one trzymane pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest dużo prostszy, poza tym ma się większą kontrolę nad tym, kiedy i kto realizował na nich jakieś operacje.